3 Sposoby na Zwiększoną Produktywność i Zdrowszą Pracę

Produktywność może się wydawać czymś odrębnym od ergonomii pracy za biurkiem. Jednak ma ona zasadnicze znaczenie z dwóch powodów:

• Wysoka produktywność wymaga większego skupienia, co sprawia, że pracujemy bardziej świadomie. To z kolei wspiera świadomość ciała i jego potrzeb, dzięki czemu łatwiej wdrażać zdrowe nawyki - np. przerwy.
  

• Wysoka produktywność oznacza też, że szybciej realizujemy zadania, a tym samym krócej przebywamy w niesprzyjającym środowisku pracy z komputerem (tak wiem, lubimy to “środowisko”...).

W tym artykule przedstawię trzy koncepcje do wykorzystania w pracy nad produktywnością:

• Zasada Pareto,
• Prawo Parkinsona,
• Flow (stan przepływu) i technika Pomodoro.

Technika Pomodoro i Flow to dwie odrębne rzeczy, jednak traktuję te zagadnienia razem, ponieważ się uzupełniają.

W dalszych akapitach kolejno je opiszę, a na końcu pokażę, jak można “zaprząc je razem”, żeby pracować lepiej.

Zasada Pareto

Inaczej znana jako “zasada 80/20”  (80 na 20) lub po prostu “prawo Pareto”. Niektóre źródła podają, że została pierwotnie zastosowana do opisu dystrybucji dóbr w społeczeństwie. W myśl tej zasady 80% światowych zasobów miało należeć do 20% ludności.

Ogólnie rzecz biorąc zasada Pareto oznacza, że 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.

Często jest przytaczana w kontekście produktywności, gdzie może być zastosowana, żeby wyodrębnić 20% pracy, dającej 80% rezultatów. Takie podejście pozwala skupić się w pierwszej kolejności na kluczowych elementach danego projektu czy zadania. 

I wcale nie chodzi tu o dokładny podział - 80% i 20%, ale o zauważenie, że kluczowe działania stanowią mniejszość tego, co wydaje się być potrzebne do osiągnięcia zamierzonego celu.

Często okazuje się, że to, co najbardziej wartościowe, jest najtrudniejsze do zrealizowania, a tym samym jest najbardziej odpychające. Tak więc zasada Pareto sprzyja przeciwstawianiu się prokrastynacji, ponieważ jej uczciwe zastosowanie pozwala wyłuskać właśnie te “niewygodne”, ale równocześnie najważniejsze zadania.

Wyniki optymalizacji osiągniętej przez zastosowanie zasady Pareto objawią się dwojako:

1. Najpierw wykonamy to, co najważniejsze w danym zadaniu czy projekcie.
2. Może się okazać, że uzyskany efekt jest już wystarczający i dalsze prace są bezzasadne na bieżącym etapie lub to, co zostało już wypracowane jest tzw. “good enough”.

Żeby zastosować prawo Pareto, można zadać sobie następujące pytania:

• Które 20% działań przekłada się na 80% pożądanych rezultatów? Jak to zrobić, żeby zmaksymalizować czas spędzany na tych 20%?
• Które 20% działań przekłada się na 80% problemów? Jak to zrobić żeby szybko się ich pozbyć? 

Prawo Parkinsona

Prawo to oryginalnie odnosiło się do organizacji biurokratycznych i oznaczało, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Innymi słowy, jeśli pracownik biurowy ma na wykonanie zadania określoną ilość czasu, to zadanie zostanie ukończone w możliwie najpóźniejszym terminie.

Patrząc z innej perspektywy, prawo to oznacza, że zadanie staje się ważniejsze i bardziej skomplikowane, proporcjonalnie do czasu poświęconego na realizację (w mniemaniu osoby wykonującej zadanie). 

Żeby przedstawić to obrazowo. Jeśli mamy 24h na zrealizowanie jakiegoś projektu i czujemy, że jest to niewielka ilość czasu, jesteśmy zmuszeniu do maksymalnego uproszczenia przedsięwzięcia i wybrania rzeczy najistotniejszych. Dodatkowo presja czasu zmusza do wytężonej koncentracji.

Jeśli mielibyśmy na wykonanie tego samego projektu tydzień i wydawałoby się to komfortową ilością czasu, nie rodzącą żadnej presji, to jest duża szansa, że efekt końcowy byłby tej samej jakości. Dzieje się tak dlatego, że nasza uwaga zostałaby rozproszona na zajmowanie się rzeczami mało istotnymi z perspektywy “dowiezienia” pożądanego wyniku końcowego. 

Trzeba jednak uważać, żeby nie używać tego prawa do ustalania nierealnych terminów. 

Właściwe zastosowanie prawa Parkinsona sprowadza się do zadania pytania:

Jak zrealizowałbym projekt X, gdybym miał tylko Y czasu? 

Odpowiedzi mają prowadzić do odkrycia technik i podejść do rozwiązania danego problemu w taki sposób, żeby zminimalizować czas jego wykonania.

Flow

Inaczej stan przepływu, to stan pełnego skupienia uwagi i energii na jednym zadaniu czy problemie przez dłuższy okres czasu - najlepiej do jego całkowitego ukończenia. 

 Jest to podejście opozycyjne do tzw. multitaskingu, czyli robienia wielu rzeczy naraz. 

Oczywiście nie możemy dosłownie robić dwóch rzeczy naraz, możemy jedynie "przerzucać uwagę" między zadaniami (podobnie jak ma to miejsce  w przypadku współbieżności rozważanej w kontekście programów komputerowych).

I właśnie to “przełączenie kontekstów” na dłuższą metę się nie opłaca, bo jest kosztowne dla naszego mózgu.

Żeby wejść we Flow, trzeba:

• Wyeliminować wszystkie potencjalne rozproszenia.

• Pozbyć się wewnętrznych konfliktów - tzn. usunąć mentalne przeszkody do pełnego  zaangażowania się w zadanie.

• Wysłać sobie samemu sygnał, że “zaczynamy” przez energiczne zaangażowanie się w produktywną pracę - osiągnięcie Flow nie dzieje się od razu, adaptacja może trwać 10-30 min.

Eliminacja rozproszeń polega na takim przygotowaniu środowiska pracy, żeby nic nas nie zaskoczyło, a tym samym nie wyrwało z pracy. 

Zatem wyciszamy telefon, komunikatory, zamykamy zbędne aplikacje. Jeśli dzielimy biuro z innymi osobami, zakładamy słuchawki (możemy wcześniej zasygnalizować współpracownikom, że ten gest oznacza, że nie chcemy, żeby nam przeszkadzano). Nawet jeśli ktoś nam przerwie, zawsze możemy powiedzieć, że zajmujemy się czymś ważnym i poprosić o spotkanie w późniejszym terminie  (szczególnie pomaga w tym technika Pomodoro, patrz niżej).

Do wewnętrznego konfliktu może dojść np. w sytuacji, kiedy musimy zająć się nowym zadaniem, wynikającym z bieżących potrzeb, równocześnie pozostawiając aktualną pracę w stanie niedokończonym.

W tej sytuacji ciężko osiągnąć Flow, dlatego najpierw trzeba zażegnać konflikt. Jednym ze sposobów może być akceptacja tego, że potrzeby biznesu są zmienne i czasami zmiana priorytetów oznacza porzucenie niedokończonych rzeczy.

I ostatni element - czyli wejście we Flow. Jednym ze sposobów jest po prostu rozpoczęcie pracy w maksymalnym skupieniu. Dojście do momentu “przepływu”, czyli stanu, w którym z lekkością oddajemy się pracy, poświęcając jej całą uwagę i energię bez poczucia upływu czasu, może zająć od 10-30 min.

I to jest dobry moment, żeby przywołać technikę Pomodoro, która może nie tylko nadać strukturę czasową naszej pracy, ale także pomóc osiągnąć Flow.

Technika Pomodoro

Polega na podziale czasu pracy na 25 minutowe sesje Pomodoro. Po każdej sesji następuje przerwa. Po pierwszych trzech sesjach jest ona krótka - 5 min, a po czwartej udajemy się na dłuższy odpoczynek - 15-30 minut. 4 sesje to jeden cykl Pomodoro.

Nazwa Pomodoro pochodzi o kuchennego czasomierza, używanego we Włoszech (twórca tej techniki, Francesco Cirillo jest Włochem).

Tak więc chcąc wejść we Flow, możemy rozpocząć pracę nad jednym zadaniem w ramach sesji Pomodoro. Nawet jeśli pojawiają się rozpraszacze, wiemy, że to tylko 25 min i potem będzie chwila, żeby np. sprawdzić maila. Podobnie jeśli ktoś od nas czegoś chce - grzeczne “odesłanie kogoś” na max 25 min nie jest krzywdzące.

Technika obejmuje też m.in praktykę spisywania zadań i szacowania czasu ich wykonania "pomidorami" (czyli ilością potrzebnych sesji Pomodoro). Jest to o tyle przydatne, że z czasem zaczynamy lepiej rozumieć, ile zajmują nam dane czynności oraz łatwiej nam dostrzec zadania, które są “za grube” - tzn. jeśli szacujemy coś na 10 pomidorów, to raczej trzeba to rozbić na mniejsze zadania. 

Innymi przydatnymi praktykami, które warto zaczerpnąć z Pomodoro na potrzeby pracy we Flow,  jest spisywanie “rozpraszaczy” oraz “mimowolnie pojawiających się” zadań czy pomysłów.

Te pierwsze warto zapisywać po to, żeby udoskonalać środowisko - retrospektywnie przyjrzeć się temu, co nam przeszkadza i wyeliminować te czynniki. 

Spisywanie pojawiających zadań i pomysłów ma pomóc w utrzymaniu maksymalnego skupienia, przez zwolnienie naszego mózgu z pamiętania zbędnych w danym momencie informacji.

Wreszcie technika Pomodoro może służyć gamifikacji naszego Flow - możemy konkurować o uzbieranie jak największej ilości pomidorów danego dnia, czyli sesji pracy w pełnym skupieniu.

Podsumowując tę część - diametralnie zwiększysz swoją produktywność, skupiając się na jednym zadaniu jednocześnie. Multitasking -  w sensie robienie wielu rzeczy naraz - nie działa. 

Jeszcze większe korzyści odniesiesz pracując w środowisku wolnym od rozproszeń. To, co zdecydowanie może pomóc w organizacji takiego podejścia do pracy, to technika Pomodoro.

Trio wysokiej produktywności

Jak powiązać przedstawioną w artykule wiedzę i wykorzystać ją na swoją korzyść?

Warto jeszcze raz sobie przypomnieć, dlaczego w ogóle zależy nam na zwiększonej produktywności, rozumianej jako szybsze i bardziej świadome realizowanie powierzonych nam zadań.

Nadrzędny cel to minimalizowanie czasu pracy przed komputerem, przez maksymalizację jego jakości. 

Zwiększenie jakości polega na tym, że ten czas jest dobrze wykorzystywany, a to co uda się zaoszczędzić, może być przeznaczone na zadbanie o zdrowie (np. poprzez wplatanie przerw i ruchu w czas pracy).

Wracając do zasad, chciałbym zwrócić uwagę, że na Zasadę Pareto i Prawo Parkinsona można spojrzeć jak na synergiczne podejścia do zwiększonej produktywności dające się streścić następująco:

• Ogranicz liczbę zadań do najważniejszych, aby skrócić czas pracy (80/20).
• Skróć czas pracy, aby ograniczyć się wyłącznie do ważnych zadań (p. Parkinsona).

Podczas gdy dwie powyższe zasady będę mieć zastosowanie głównie na etapie planowania i ustalania priorytetów, to “przebywanie w stanie Flow” usprawni już bezpośrednie działania.

Jeśli miałbym Ci podpowiedzieć, jak zacząć pracować w ramach tych zasad “od teraz”, zawarłbym to w 5 punktach (załóżmy, że mówimy o pracy zawodowej):

1. Wypisz wszystkie projekty, w jakie jesteś zaangażowany, a następnie wybierz z nich jeden najważniejszy. 
2. W ramach najważniejszego projektu, wypisz wszystkie zadania/kroki potrzebne do jego realizacji i wybierz kluczowe 20% (20% jest umowne).
3. Oszacuj czas potrzebny na wykonanie kluczowej pracy. Teraz zadaj sobie pytanie, w jaki sposób podszedłbyś do jej wykonania, gdybyś miał mniej czasu - spróbuj w ten sposób znaleźć alternatywne podejścia, tak żeby pracę dało się wykonać szybciej.
4. Weź na tapet jedno z zadań, przygotuj środowisko wolne od rozpraszaczy, nastaw czasomierz na 25 min i w pełnym skupieniu i zaangażowaniu oddaj się realizacji wybranego zadania. 
5. Powtarzaj pkt. 4 do czasu, aż zadanie zostanie zrealizowane. Zadbaj o przerwy wolne od “ekranów”. Podejmij refleksję nad tym, co Cię rozprasza i optymalizuj.

Oczywiście nie istnieje jakiś konkretny sposób jednoczesnego aplikowania przedstawionych w artykule zasad i technik. Ba, ich wybór jest subiektywny, bazujący na moim osobistym doświadczeniu i wiedzy. 

Powyższe 5 punktów traktuj jako inspirację do pracy nad zwiększeniem produktywności, aby podnieść komfort i ergonomię Twojej pracy z komputerem.

Sama produktywność jest również godnym pożądania celem samym w sobie - bo przecież nie chodzi o to, żeby być zajętym i nie mieć czasu, ale o to, żeby robić tylko to, co jest ważne i nie marnować czasu.

Gotowy do zmian? Powodzenia!

Szymon